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财务总账是企业财务核算的核心，负责记录和汇总企业的全部经济业务。本文将详细解析财务总账的构建和运作，从其基本概念、业务流程到产品设计，帮助读者全面理解财务总账在企业财务管理和决策中的重要作用。
财务，往长了说，可以追溯的古代结绳记事。往短了说，可以借鉴17世纪欧洲商人定期编制财产目录和19世纪英国人编报的资金流量表。
这些无一不是利用当前社会最先进的方式记录或者说记忆与财（货币）物（商品）有关的一切事项。
从商业化企业的维度来看，票账表钱税等的相关记录、加工、数据流转类工作能够最终靠系统协助人工自动完成；企业经营、管理层面的现状、未来，也能够最终靠一定的规则和展现方式获取和预估。
对于非商业化的企业，会计准则的管理方式有所区别，在财务核算和分析预测等方面，解决方法也不一样，本文不详细展开。
可以说，最希望一个企业能经营得慢慢的变好的，除了企业的掌舵者和员工，就是政府和企业的投资人了。毕竟这四方是相对来说比较稳定、健康、蒸蒸日上的公司发展的直接受益者。
无论是企业未来的发展过程中的相关角色，还是协作系统，均需要财务核算系统承接相应的记录、计算、统计类工作，为企业内外部业财数据（主要是财务数据）的提供和传递提供依据。
本文主要对财务核算系统的财务总账模块和报表模块这两部分进行软件产品系统搭建方案的阐述。
财务专员的基础工作是记录和计算，管理好票账表钱税等。对应出纳、会计等岗位。
随着时代的发展和技术的进步，有的企业会为财务人员赋予新职能，比如通过一系列分析和使用业务、财务数据，协助公司进行经营决策、运营管理等，对应管理会计、财务BP、财务主管、首席财务官等岗位。
随着计算机技术的发展，近现代最先进的记录和计算方式变成了通过计算机进行，于是，出现了会计电算化-ERP-财务数字化的财务系统的升级过程。
财务系统指帮助财务专员做好记录、计算、汇总类工作的软件系统。如下图所示，整个大的财务信息化系统包含诸多模块。
财务核算系统是财务信息化系统中的一部分，为财、物有关数据的记录、计算、统计等的准确性和真实性负责；分析、预测等工作，由其他兄弟系统执行。
财务核算系统，更在意当下；未来如何，是未来已来、未来可期，还是未雨绸缪，也由其他兄弟系统考虑，在其他篇幅详谈。
财务总账模块，用于记录和汇总企业全部经济业务。以会计凭证为依据，对企业的各种财务交易进行分类、记录、汇总和报告，提供全面的财务数据视图。
总账是企业财务核算的核心，适用于各类规模和行业的企业。在企业财务核算中心场景中，它集中处理所有财务交易数据，为公司可以提供全面、准确的财务信息。无论是大型集团公司的多层级财务架构，还是中小企业的简单财务组织，总账模块都能作为基础平台，支持财务专员进行日常核算和财务分析。
总领统驭明细类账目，同时来源于明细账，也是编制财务报表的直接依据。根据各个会计科目的内容设置成总分类账，再由总分类账的数据汇总成财务报表。
当数据的记录、计算、统计、分析足够准确，便可以对企业经营管理、投融资、各类财务关系处理等起到巨大的协助作用。企业的掌舵者能够迅速、便捷地获取当下决策所需要的数据性资料，甚至一些预测性建议。
其中的每个环节都涉及到财务相关的操作，比如采购原材料时，经营层面是找到供应商，进行预付款，财务支付预付款并记录应付账款。
供应商发货，到货后原材料入库，形成固定资产，财务对资产进行记账，并定时进行资产折旧。且需按约定支付应付账款。
如上图所示，不同的业务场景，有必要进行的财务处理不一致，最终都综合到总账部分，并生成相关财务报表，此时，业务是源头，财务是基础，每种业务形态流转时，在财务的会计分录和报表中都会有记录和反映。
在上方场景中我们简单提到了采购环节，此处我们主要以销售环节为例，解释上方流程：
供应商也需要预付款，随供应商的物料到达，财务建立应该支付的账款或月末做应该支付的账款暂估处理。
每月财务到对账日期，会做2件事：1、建立客户对账单；2、建立供应商对账单。对账是为了批量开具发票与账务整理。
除此之外，财务专员会处理各种原生凭证，比如费用报销、投融资等各类凭证。
需要一起录入（采集到）总账，月末结账前，需要核准库存数据，并且进行资产折旧计提。
计提完成之后，有必要进行其他的账务处理，如工资计提、非生产领料单、盘存、拆解单、借料单、产品报废等账务处理。
最后月末结账、写入总账后，生成成本报表：资产负债表、利润表、现金流量表。
基于对上方应用场景及业务流程的理解，本文将总账需要处理的经营事物的规模分为6部分，具体如下：
包括现金、银行存款等货币资金的收支记录和核算。处理多种货币的业务，自动进行外币折算和汇兑损益计算，满足有国际业务的企业需求。
对企业与供应商、客户之间的应收账款、应该支付的账款、预收账款、预付账款等往来款项进行详细记录和核算。跟踪每一笔往来业务的发生、结算情况，支持账龄分析，帮企业管理信用风险和资金回收。
对于生产型企业或商业企业的存货，总账模块与存货管理系统对接，核算存货的采购成本、销售成本以及存货的增减变动。参与成本核算流程，确保存货价值在财务报表中准确反映。
负责固定资产的购置、折旧计提、减值准备、处置等全生命周期的核算。根据公司设定的折旧方法（如直线法、双倍余额递减法等）自动计算每期折旧费用，准确反映固定资产的账面价值和使用情况。
收集和汇总公司制作经营过程中的各种成本和费用数据，包括直接材料、直接人工、制造费用和销售费用、管理费用、财务费用等。按照一定的成本核算方法（如品种法、分批法、分步法等）分配和计算产品成本或服务成本，为企业定价和成本控制提供依据。
准确记录企业的出售的收益、别的业务收入等各类收入项目，同时核算成本和费用，计算盈利、总利润和净利润。支持多种收入确认方式，如按照完工百分比法确认建造合同收入等，以满足多种业务模式企业的需求。
6月5日，采购员老王从供应商采购了100件矿泉水，采购价为1元（含税价）；
6月6日，供应商将100件矿泉水送到仓库，库管收货100件入库。入库明细回传财务系统，产生100元的应该支付的账款，同时记录100件存货；
6月7日，财务会计小苏收到发票，申请出纳付款，出纳小陈依据发票金额给供应商付款100元，结清应付账款，财务主管签字；
6月9日，用户共计下单了20件，由仓库安排发出，出库明细回传财务系统，产生了30元的应收账款，同时存货变为80件；
6月10日，出纳小陈核对银行到账30元，对应收账款进行核销，并进行记账，财务主管签字、审核相关凭证。
其中，在收取发票、付款、结账、收款、凭证审核等阶段，财务会计、出纳、财务主管等角色会介入并处理设计财务的相关业务。
在处理企业经营中需要与总账协作的业务时，一般按初始化-凭证处理-账簿处理-报表生成-账表查询-期末处理等几个环节。
除期末处理外，别的环节没有过强的先后关系，初步完成基础的初始化工作，就开始记账、生成凭证，其他初始化工作需要时再处理，或者完全完成企业经营业务所需要的初始化信息后再开始记账均可。
会计科目设置：根据公司的业务特点和会计准则要求，确定会计科目体系。包括设置一级科目、明细科目和辅助核算项目（如部门、项目、客户、供应商等）。
期初余额录入：收集各会计科目的期初数据，包括资产、负债、所有者的权利利益等项目的余额。
账套参数设置：确定财务账套的基本信息参数，如记账本位币、会计期间、账套启用日期等。对于有外币业务的企业，设置外币汇率核算方式（如固定汇率或浮动汇率）。
凭证录入：财务专员根据原始凭证（如发票、收据、报销单等）在总账模块中录入记账凭证。
凭证审核：设置凭证审核流程，一般由非制单人对录入的凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。审核通过的凭证方可记账，若察觉缺陷则退回制单人修改。
凭证记账：经审核后的凭证进行记账操作，将凭证数据更新到相应的总账和明细账中，同时更新科目余额。记账过程自动按照会计分录的借贷方向更新账户余额，确保财务数据的及时性和准确性。
总账登记：根据记账凭证，按照会计科目汇总登记总账。系统自动汇总每个会计期间内各科目的发生额，形成总账账簿。
明细账登记：依据记账凭证详细记录每个会计科目下的明细交易。明细账与总账之间保持数据的一致性，通过账账核对功能能检查两者是否相符。
辅助账簿登记：对于设置了辅助核算的科目，如部门核算、项目核算等，同时登记相应的辅助账簿。
前文的介绍中，提到了其他兄弟系统需要跟总账系统协同，对其中部分系统之间的协同关系进行简单的解释说明，示例如下：
软件系统，是对实际业务行为的记录和体现，在不同的企业，基于业务场景或者业务流程的差异，总账系统的功能点或者展现方式，也会有所不同。
在产品设计阶段，建议参考业务流程和业务场景，将总账系统分为业务处理层、数据存储层和基础设置层。
业务处理层负责与各个上下游系统对接，完成初步的数据处理，便于不同类型的数据，顺畅的进入总账系统生成凭证或者应用于报表生成。总账的业务逻辑，也在这个模块进行业务的处理，包括但不限于初始化、凭证管理、账簿处理、报表生成、期末结账等。
数据存储层需支持总账系统各类数据的存储、查询、转换等，包括但不限于总账数据、明细账数据、辅助账数据、会计报表对应数据等。
如果企业有公共的基础平台，建议由该平台负责组织、人员、权限等基础设置的模块的设计和管理；如果没有，总账系统需完成此类能力的搭建。
总账模块的初始化流程如下图所示，需要建立账套、会计科目、辅助核算项，设置凭证类别、录入期初余额等。
建立会计科目时，需支持新增一级会计科目、下级会计科目、外币核算科目、数量核算科目等。如需辅助核算项，可增加客户、供应商、部门、个人、项目核算科目。
例如，对于一家制造企业，设置 “生产成本 – 基本生产成本 – 产品 A – 直接材料” 这样详细的科目路径，同时将 “生产成本” 科目设置部门辅助核算，以便按生产部门分析成本。
如果是中途修改辅助核算，需要先确保此科目本期无发生，再清除此科目期初余额，在科目设置下修改相应的辅助核算，回到总账期初余额下补录辅助核算明细的期初余额。
不同类型的公司，对凭证类别的管理方式不一样，大致可分为以下几类，正常情况下，可按需配置：
对于有明细科目的，需将余额细分到明细科目。如应收账款科目，要按照每个客户的欠款余额分别录入。同时，需保证期初余额试算平衡，即资产 = 负债 + 所有者权益。
凭证处理包括新增凭证、凭证审核、记账、生成结转凭证、期末结账等几部分。如下图所示：
包括凭证类别、凭证号、日期、附单据数、摘要、科目、金额、辅助信息、操作人等，对于涉及多个会计科目的复杂业务，确保借贷方金额相等。例如，采购原材料的业务，借记 “原材料” 科目，贷记 “应付账款” 科目。同时，可利用辅助核算信息，如在摘要中注明采购的原材料用于哪个生产项目。
新增：根据原始凭证（如发票、收据、报销单等）在总账模块中录入记账凭证。
审核：非制单人根据凭证审核流程对凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。审核通过的凭证方可记账，若发现问题则退回制单人修改。
记账：经审核后的凭证进行记账操作，将凭证数据更新到相应的总账和明细账中，同时更新科目余额。
财务系统接收业务系统（如采购系统、销售系统、库存系统等）数据，将业务数据自动转换为财务记账凭证。
例如，采购系统中的采购订单执行完毕后，通过接口将采购业务数据传递给总账模块，自动生成相应的记账凭证，提高财务工作效率和数据准确性。
在会计期末，根据企业的实际情况进行一些必要的账务调整。例如，计提坏账准备、存货跌价准备、固定资产折旧等。这些调整通常基于企业的会计政策和期末资产、负债的实际状况，确保财务数据的准确性。
将本期的收入和费用类科目余额结转到 “本年利润” 科目，计算本期利润。系统自动识别收入和费用类科目，按照借贷方向进行结转，生成结转凭证并记账。
完成所有期末处理工作后，进行结账操作。结账过程中系统会进行一系列的检查，如试算平衡检查、业务数据完整性检查等，确保财务数据的质量。
结账后，当前会计期间的数据将被锁定，不能再进行修改，同时系统自动开启下一个会计期间，为新的业务处理做好准备。
根据原始凭证或原始凭证汇总表自动生成、接口传入、表格导入或者手工填制记账凭证。
月末，将日记账、明细账的余额分别与总账中相应账户的余额核对相符；根据总账和明细账记录编制会计报表。
根据记账凭证，按照会计科目汇总登记总账。总账反映每个会计科目的借贷方发生额和余额，是编制财务报表的主要依据。系统自动汇总每个会计期间内各科目的发生额，形成总账账簿。
依据记账凭证详细记录每个会计科目下的明细交易。例如，对于应收账款明细账，按客户逐笔记录每一笔销售业务的发生和收款情况。明细账与总账之间保持数据的一致性，通过账账核对功能能检查两者是否相符。
对于设置了辅助核算的科目，如部门核算、项目核算等，同时登记相应的辅助账簿。辅助账簿可以提供按辅助核算维度分析财务数据的功能，如查看某部门的费用支出情况或某个项目的成本明细。
期初余额=上期末余额；本期发生额，按凭证统计；本年累计发生额，会计统计年度，本期发生额累计（不含历史年份）；期末余额，按科目记录，资产+费用记录在借方，按借增贷减统计；负债+所有者权益+收入记录在贷方，按借减贷增统计。
允许用户同时按照多个条件组合查询账表，如查询某个客户在特定期间内的应收账款明细账，同时查看该业务涉及的部门和项目信息，为企业精细化管理提供数据支持。
财务系统一般会提供常用的财务报表，比如利润表、资产负债表、现金流量表等。
不同的财务系统，客群不一样，根据客户需求及企业规划，有的还会提供所有者权益变动表、应收统计表、应付统计表、费用统计表、经营状况表、项目利润表等报表。
它反映的是某一期间的情况，所以，又被称为动态报表。有时，利润表也称为损益表、收益表。
系统中需要设计利润表默认取值公式，如下图所示。如果需要修改则进入报表后点击需要编辑的报表项目，在公式编辑框里增减科目。利润表取时期数据，本月的则为本月发生额，本季的为本季发生额。
提前完成报表模型预制、默认公式设置、定时取数任务设置后，系统会根据所设置结果，定时按期自动生成对应报表，利润表表样及取数完成后的效果示例如下：
上表中每个字段对应的默认取数公式示例如下，内容仅供参考，不同企业科目设置的数字如果不一样，计算方式可能有所区别，但主逻辑是一致的。
在期末结账或记账完成对比账表数据时，如果遇到数据不一致的情况，可以通过数据追踪的方式查询问题细节。一般系统都需设置数据追踪能力，联查汇总，确认数据是否正确；如果不正确，可以根据公式的设置进行检查，比如公式设置的方向，是否包含未记账等。
资产负债表是反映企业在某一特定日期（如月末、季末、年末）全部资产、负债和所有者权益情况的会计报表，是企业经营活动的静态体现。
根据“资产=负债+所有者权益”这一平衡公式，依照一定的分类标准和一定的次序，将某一特定日期的资产、负债、所有者权益的具体项目予以适当的排列编制而成。
系统中需要设计资产负债表默认取值公式，如下图所示。如果需要修改则进入报表后点击需要编辑的报表项目，在公式编辑框里增减科目。
提前完成报表模型预制、默认公式设置、定时取数任务设置后，系统会根据所设置结果，定时按期自动生成对应报表，资产负债表表样及取数完成后的效果示例如下：
可通过公式追踪等方式进行数据核对，比如期末数可以取到数，但年初数据取不到数，或者取数不正确。
优先查询去年年末是否有数，数据是否正确。假如没有手动录入保存后，确认本期是否可以计算出数。如果也没问题，需要确认科目余额表损益类科目是否结平，逐层深查。
企业现金流量可以分为经营活动、投资活动、筹资活动产生的现金流量，汇率变动对现金等价物的影响。
现金及现金等价物净增加额+现金及现金等价物期初余额=现金及现金等价物期末余额。
其系统默认取数规则可按如下逻辑设计，如果需要修改则进入报表后点击需要编辑的报表项目，在公式编辑框里增减科目。
提前完成报表模型预制、默认公式设置、定时取数任务设置后，系统会根据所设置结果，定时按期自动生成对应报表，现金流量表表样及取数完成后的效果示例如下：
企业在全国设有多个生产基地和销售分公司，业务涉及原材料采购、生产加工、产品销售、售后服务等多个环节。
在实施财务系统时，根据企业的业务特点和会计准则，设置了详细的会计科目体系。
包括为生产所带来的成本设置了按产品、车间、成本项目的多级明细科目，并设置了部门、项目等辅助核算。
录入了大量的期初余额数据，涵盖了固定资产、原材料库存、应收账款、应付账款等各个方面，经过仔细核对和试算平衡后完成初始化。
采购部门的采购业务通过采购系统与总账模块接口，自动生成采购原材料的记账凭证，借记 “原材料”，贷记 “应付账款”。
生产部门根据生产工单和领料单等原始凭证，在总账模块录入生产所带来的成本核算的凭证，包括领用原材料、分配人工费用、分摊制造费用等。
销售部门的销售业务生成销售收入和应收账款的记账凭证。财务人员每天对录入的凭证进行审核和记账，确保财务数据的及时性。
通过总账模块，企业可以实时查询总账和明细账。例如，财务经理可以查看 “生产所带来的成本 – 产品 A – 直接材料” 明细账，了解产品 A 的原材料消耗情况，分析成本波动原因。
同时，利用部门辅助账簿，可以查看各个生产车间的费用支出情况，进行成本控制。
资产负债表准确反映企业的资产、负债和所有者权益状况，利润表显示各产品的盈利情况，现金流量表为企业资金管理提供依据。
在期末，系统自动计提固定资产折旧、计算存货跌价准备等。按照成本核算方法，将生产成本在完工产品和在产品之间进行分配，然后将完工产品成本结转到库存商品科目。
最后，结转损益，将收入和费用类科目余额结转到 “本年利润” 科目，完成结账操作。
某互联网服务企业，主要提供在线软件服务和技术咨询业务。企业业务特点是轻资产、高人力成本，收入主要来源于客户订阅服务费用和项目咨询费用。
会计科目设置相对简单，但针对服务收入和成本设置了详细的科目。例如，设置 “主营业务收入 – 软件服务收入”、“主营业务收入 – 咨询服务收入” 以及 “主营业务成本 – 人力成本 – 软件服务”、“主营业务成本 – 人力成本 – 咨询服务” 等科目。
同时，设置客户、项目等辅助核算，用于分析收入来源和成本归属。录入期初余额主要是货币资金、固定资产等少量项目。
业务部门与客户签订服务合同后，财务人员根据合同金额和收款情况录入服务收入的记账凭证。对于人力成本，根据员工工资分配表和项目工时记录，将工资费用分配到相应的服务成本科目。
由于企业业务流程主要基于线上系统，部分业务数据通过系统集成自动生成记账凭证，提高了财务工作效率。
通过总账模块，财务人员可以方便地查询每个服务项目的收入和成本明细账。对于软件服务项目，收入明细账可以显示每个客户的订阅费用收入情况，以及可能的额外服务收入，如功能定制费用、技术支持费用等。
成本明细账则可以列出该项目的人力成本、服务器费用、数据存储费用等各项成本支出。通过查看成本明细账，分析该项目的成本结构，找出成本控制的关键点。对于技术咨询项目，收入明细账可以反映每个项目的咨询费用收入情况，包括项目的总金额、已收款金额和未收款金额等。成本明细账则可以展示该项目的人力成本、差旅费、资料费等成本支出。
财务人员可以通过这些明细账，全面掌握每个服务项目的财务状况，为项目管理和决策提供有力支持。
资产负债表中，明确列出了企业的货币资金、应收账款、固定资产、无形资产等资产项目，以及应该支付的账款、短期借款、长期借款等负债项目和所有者权益项目。
利润表中，详细展示了主营业务收入（软件服务收入和咨询服务收入分别列示）、主营业务成本（人力成本、服务器费用等分别列示）、销售费用、管理费用、财务费用等项目，以及营业利润、利润总额和净利润等指标。
现金流量表中，按照经营活动、投资活动和筹资活动分类，分别列出了企业的现金流入和流出情况，重点关注软件服务和咨询服务业务所产生的现金流量。
在会计期末，根据公司的真实的情况进行必要的账务调整。对于互联网服务企业，可能需要进行的调账事项包括计提坏账准备、摊销无形资产、确认递延所得税资产或负债等。根据企业的所得税纳税情况，确认递延所得税资产或负债，调整所得税费用。
将本期的收入和费用类科目余额结转到 “本年利润” 科目，计算本期利润。通过结转损益，确定企业本期的经营成果，为企业的利润分配和财务分析提供依据。
本文由人人都是产品经理作者【敏尔说财税】，微信公众号：【B端起飞啦】，原创/授权 发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载。
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